7 Fragen an Elena Michelyova

Elena Michelyova, Head of Bid Management Europa bei Grid Dynamics, Polen.

Teamgröße: 10

Elena Michelyova ist eine Presales-Beraterin mit umfassender Erfahrung im Bid und Proposal Management und in der Entwicklung und Bereitstellung innovativer Lösungen für Kunden und Partner. Ihr Hintergrund sind das Business Development und Produktmanagement. Sie verfügt über mehr als 8 Jahre praktische Presales-Erfahrung in der Leitung kleiner, mittlerer und großer Teams. Sie ist qualifizierte Agile- und Scrum-Teamleiterin mit nachgewiesenen Erfolgen bei der Koordinierung von Projekten zur Geschäfts- und Umsatzsteigerung. Sie ist eine sichere Kommunikatorin mit Erfahrung in der Pflege lukrativer Beziehungen auf verschiedenen Organisationsebenen. Zu den technischen Kompetenzen gehören IoT / Embedded Projects, Digital Engineering, Cloud-Lösungen und Big Data, AI / ML, etc.

1)  Warum arbeitest Du im Angebotsmanagement und was unterscheidet Deinen Job von anderen, 'normalen' Jobs?

Ich fühle mich zum Bid Management hingezogen, weil es eine faszinierende Mischung aus Strategie und Teamarbeit ist. Was es von "normalen" Jobs unterscheidet, ist die einzigartige Mischung aus Strategie, Kreativität und Zusammenarbeit, die es erfordert. Ich liebe die Herausforderung, tief in die Anforderungen des Kunden einzutauchen und innovative Wege zu finden, sie zu erfüllen.

Es ist, als würde man ein komplexes Puzzle lösen, aber mit dem zusätzlichen Reiz, dass sich unsere Angebote von der Masse abheben.

Das Besondere an dieser Aufgabe ist die Zusammenarbeit. Ich liebe die enge Zusammenarbeit mit allen Teams - vom Vertrieb bis zur Technik - um unsere Angebote zum Leben zu erwecken. Und die rasante Umgebung? Das hält mich auf Trab und macht jeden Tag anders! Die Arbeit im Angebotsmanagement ermöglicht es mir, meine Leidenschaft für Problemlösungen mit meiner Vorliebe für Teamarbeit und Kreativität zu verbinden, was sie zu einer erfüllenden und lohnenden Berufswahl macht.

2) Was war Dein größter Erfolg, und warum hast Du ihn erzielt?

Während meiner beruflichen Laufbahn habe ich jährlich über 50 Ausschreibungen mit einem Wert von 100.000 bis 90 Millionen Dollar bearbeitet und dabei über 400 Ausschreibungen in mehr als 8 Jahren gesammelt. Bemerkenswert ist, dass ich mich an jede einzelne lebhaft erinnern kann. Unter den Erfolgen waren bemerkenswerte Triumphe wie die Orchestrierung der weltweit größten SAP-Hybris-Implementierung (Stand 2018) und die Vorreiterrolle bei der vollständigen technischen Modernisierung eines Automobilgiganten. Dennoch ist es die Erinnerung an einen 1-Million-Dollar-Gewinn, die am stärksten nachhallt. Es handelte sich dabei um einen Sieg um einen sehr gefragten Kunden. Unser Unternehmen unternahm mehrere Versuche, den Auftrag zu erhalten, hatte aber kein Glück. Das Gleiche galt für ein Designunternehmen. Trotz früherer gescheiterter Versuche trat ein Designunternehmen an uns heran und bat um Zusammenarbeit. Da wir jedoch über ein eigenes Designbüro verfügten, wagten wir den Sprung und taten uns zusammen. Gemeinsam haben wir den Auftrag erhalten. Diese Erfahrung lehrte mich die Kraft der Synergie. Indem wir unsere Stärken und Ressourcen bündelten, erzielten wir einen Erfolg, der über das hinausging, was wir uns einzeln hätten vorstellen können. Das Gefühl der Einigkeit und des Triumphs, das sich aus diesem Sieg und der Unbesiegbarkeit unserer Zusammenarbeit ergab, hallt noch heute in mir nach.

3) Welche Fähigkeiten sollte ein erfolgreiches Angebotsteam haben, und warum?

Der Aufbau eines erfolgreichen Angebotsteams erfordert drei wichtige Säulen: CTO-Ingenieure, Liefer-/Projektmanager und Vertriebsmanager. Das technische Team, einschließlich der Fachexperten (Subject Matter Experts, SMEs), verfügt über solides technisches Know-how und Fachwissen. Die Delivery Manager stellen die Teams weltweit zusammen und sorgen für eine ausgewogene Verteilung der Ressourcen. Die Vertriebsleiter legen die Vertriebsstrategie fest, um ein umfassendes und gut durchdachtes Angebot zu erstellen, das verschiedene Perspektiven berücksichtigt. All diese Ressourcen sollten unter der sorgfältigen Aufsicht eines Bid Managers zusammenarbeiten, der über die vielfältigen Fähigkeiten verfügt, die für die effektive Steuerung komplexer Ausschreibungsprozesse erforderlich sind. Diese Fähigkeiten umfassen:

• Ausgeprägte Fähigkeit zur Teamarbeit und Zusammenarbeit, die es ermöglicht, mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zusammenzuarbeiten und deren Fachwissen und Erkenntnisse zu nutzen.
• Ausarbeitung überzeugender, auf die Kundenbedürfnisse abgestimmter Angebote.
• Hervorragendes Projektmanagement, das die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben und die effiziente Zuweisung von Ressourcen gewährleistet.
• Anpassungsfähigkeit und Belastbarkeit, besonders wichtig angesichts des harten Wettbewerbs und der sich verändernden Marktdynamik. Dieser umfassende Ansatz ist die geheime Zutat eines erfolgreichen Angebotsteams.

4) Welchen Rat würdest Du einem jungen Berufstätigen geben, der seine Karriere im Bereich Angebote und Ausschreibungen beginnt?

Hier sind einige praktische Tipps für den Start in die Berufswelt:

1. Lerne weiter: Bleibe neugierig und erweitere Deine Kenntnisse ständig. Halte Dich über Branchentrends auf dem Laufenden und eigne Dir neue Fähigkeiten an, wann immer Du kannst.
2. Kommunikation ist wichtig: Schärfe Deine Kommunikationsfähigkeiten. Du brauchst sie, um überzeugende Angebote zu erstellen und Kundenpräsentationen zu meistern.
3. Kontakte knüpfen: Networking ist der Schlüssel. Lerne Deine Kollegen und Kunden kennen - man weiß nie, wohin diese Verbindungen führen könnten.
4. Verstehe Dein Publikum: Nimm Dir die Zeit, sich wirklich in die Gedanken Deines Kunden hineinzuversetzen. Passe Deine Angebote so an, dass sie jedes Mal ins Schwarze treffen.
5. Organisiert bleiben: Behalte den Überblick über Deine Fristen und Projekte. Gute Projektmanagement-Fähigkeiten werden Dich weit bringen.
6. Werde kreativ: Scheue Dich nicht, über den Tellerrand zu schauen. Innovative Proposals heben sich von der Masse ab.
7. Finde Deinen Mentor: Suche Dir eine erfahrene Person, die Dir bei der Orientierung und Unterstützung helfen kann.
8. Genieße die Fahrt: Am wichtigsten ist, dass Du Spaß hast! Die Welt der Ausschreibungen und Angebote ist voller Herausforderungen und Chancen - nimm sie mit einer positiven Einstellung an und lerne aus jeder Erfahrung.

5) Was wird sich Deiner Meinung nach in der Welt der Bieter in fünf Jahren ändern?

In der Welt des Bietens erwarte ich in den nächsten fünf Jahren mehrere Veränderungen:

1. Das Aufkommen autonomer Bietsysteme: Das Aufkommen von KI-gestützten Ausschreibungssystemen wird den Ausschreibungsprozess automatisieren und rationalisieren, von der Identifizierung von Verkaufschancen bis hin zur Angebotserstellung, was schnellere Reaktionszeiten und größere Effizienz ermöglicht.
2. Einführung von prädiktiven Analysen: Bieter können prädiktive Analysen und Algorithmen des maschinellen Lernens nutzen, um historische Angebotsdaten zu analysieren, Markttrends zu prognostizieren und Angebotsstrategien zu optimieren, um die Erfolgsquote zu erhöhen.
3. Zusammenarbeit mit Startups und Innovatoren: Bieter können mit Start-ups, Inkubatoren und Innovationszentren zusammenarbeiten, um Zugang zu Spitzentechnologien zu erhalten, Innovationen zu fördern und bahnbrechende Lösungen auf den Markt zu bringen und so einen Wettbewerbsvorteil bei Ausschreibungen zu erlangen.
4. Weiterentwicklung der Bewertungskriterien: Kunden können ihre Bewertungskriterien weiterentwickeln, um Faktoren jenseits von Kosten und technischen Fähigkeiten einzubeziehen, wie z. B. Cybersicherheit und Datenschutz, soziale Auswirkungen, ethische Erwägungen und langfristigen Wert. Um erfolgreich zu sein, müssen sich die Bieter an diesen breiteren Kriterien orientieren.

6) Was ist Deiner Meinung nach die größte Herausforderung im Arbeitsalltag von Angebotsmanagern?

Die größte Herausforderung im Arbeitsalltag von Bid Managern ist die Bewältigung eines perfekten Sturms aus Burnout, Unterbewertung und der Pflege einer Presales-Kultur.

Erstens können die hohe Arbeitsbelastung und der ständige Druck, knappe Fristen einzuhalten, bei Bid Managern zu Burnout führen, was die Produktivität und das Wohlbefinden beeinträchtigt. Zweitens sehen sich Bid Manager oft mit der Herausforderung konfrontiert, in ihren Unternehmen unterbewertet zu werden, da ihr Beitrag zu erfolgreichen Angeboten manchmal übersehen oder unterschätzt wird. Schließlich besteht die ständige Aufgabe darin, eine Presales-Kultur zu kultivieren und das Pursuit-Team darin zu schulen, wie man Angebotsunterlagen effektiv erstellt. Dazu gehört, dass das Pursuit-Team sein Fachwissen klar artikuliert und seine Beiträge auf die allgemeine Angebotsstrategie abstimmt.

7️) Was ist Deine größte Herausforderung bei der Weiterentwicklung Ihres Bid-/Proposal-Teams?

Die größte Herausforderung für mein Angebotsteam ist derzeit das Fehlen einer gründlichen Analyse früherer Angebote. Ich bin der festen Überzeugung, dass die Ausarbeitung von Angeboten für Kunden die Nutzung historischer Angebotsdaten, die Durchführung von Gewinn-/Verlustanalysen, die Analyse von Unternehmensstrategien und das Sammeln von Erkenntnissen von Kundenteams beinhalten sollte. Im Idealfall sollte jede Angebotsabgabe als zielgerichteter Ansatz betrachtet werden, der auf einer definierten Strategie aufbaut, die nicht nur auf eine bestimmte Angebotsanfrage (RFP), sondern auch auf den jeweiligen Kunden zugeschnitten ist. Für die Zukunft stelle ich mir vor, den Kunden zugewiesene Angebotsmanager zu beaufsichtigen und eng mit den Kundenteams zusammenzuarbeiten, um die Angebotsstrategien zu optimieren und die Erfolgsquote zu erhöhen. Eine weitere Herausforderung bei der Weiterentwicklung meines Angebots-Teams ist die Förderung von kontinuierlicher Verbesserung und Innovation bei gleichzeitiger Wahrung der Konsistenz und Effizienz unserer Prozesse. Um dies zu erreichen, sollten einige tägliche Routinen gestrafft werden, ohne dass man darüber nachdenken muss. Um dies zu erreichen, sollten einschlägige Zertifizierungen erworben werden, um alle bewährten Verfahren der Angebotsverwaltung zu verankern.

Vielen Dank, Elena, für dieses Gespräch!