Wenn Du regelmässig Ausschreibungen gewinnen musst: Konzentriere Dich zuerst auf Wirkung, nicht auf Effizienz
Wenn Dein Unternehmen regelmässig grosse Projekte, Rahmenverträge, Ausschreibungen oder strategische Aufträge gewinnen muss, dann habe ich eine Botschaft für Dich:
Konzentriere dich nicht zuerst auf Effizienz. Konzentriere dich auf Wirksamkeit.
Das klingt in der heutigen Wirtschaftslage vielleicht überraschend.
Überall stehen Unternehmen unter Druck: geopolitische Unsicherheiten, Inflation, Lieferkettenprobleme, knappe Budgets und hohe Erwartungen der Investoren. Die Reaktion ist fast immer dieselbe: Kosten senken und gleichzeitig die Qualität halten. Das Schlagwort lautet meist "operative Effizienz", oder eben "Operational Efficiency", weil es Englisch sein muss...
Auf dem Papier klingt das vernünftig. In der Praxis führt dieser Fokus jedoch häufig dazu, dass die Fähigkeit Deines Unternehmens, neue Aufträge zu gewinnen, ungewollt abnimmt.
Besonders deutlich zeigt sich das im Bid- und Proposal-Management.
Die Effizienzfalle
Wenn Budgets schrumpfen, sollen Bid-Teams oft mit weniger Ressourcen mehr leisten. Stellen werden nicht nachbesetzt, Weiterbildungsbudgets gekürzt, externe Unterstützung reduziert und KI soll alles schneller und günstiger machen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Geschwindigkeit und Produktivität.
Das Ziel ist klar: Die gleiche Anzahl – oder sogar mehr – Angebote zu geringeren Kosten erstellen.
Und tatsächlich gelingt das häufig. Die Kosten pro Angebot sinken, die Effizienzkennzahlen verbessern sich und die Managementberichte sehen gut aus.
Doch eine entscheidende Frage wird dabei oft nicht gestellt: Was passiert eigentlich mit der Win Rate?
Denn Deine Kunden vergeben Aufträge nicht danach, wie effizient Du ein Angebot erstellt hast. Sie entscheiden sich für den Anbieter mit dem überzeugendsten Nutzenversprechen, der besten Lösung, der höchsten Glaubwürdigkeit, dem tiefsten Verständnis ihrer Anforderungen und dem grössten Vertrauen in die Leistungsfähigkeit des Unternehmens.
Mit anderen Worten: "Kunden belohnen Wirkung des Angebots – nicht Effizienz."
Niemand feiert eine effizient verlorene Ausschreibung
Stell dir zwei Bid-Teams vor. Das erste Team arbeitet äusserst effizient. Mit wenig Personal, straffen Budgets und beeindruckenden Produktivitätskennzahlen erstellt es Angebote schnell und kostengünstig. Das Problem? Es landet viel zu oft auf dem zweiten Platz.
Das zweite Team arbeitet weniger effizient. Es investiert mehr Zeit, um den Kunden wirklich zu verstehen, die Wettbewerbsposition zu analysieren, die beste Lösung zu entwickeln, Führungskräfte frühzeitig einzubinden und die Qualität des Angebots zu optimieren. Dadurch entstehen höhere Kosten. Dafür gewinnt das Team deutlich mehr Aufträge.
Welches Team schafft am Ende den grösseren Mehrwert für das Unternehmen? Die Antwort liegt auf der Hand.
Wenn ein Angebot 20.000 Euro mehr kostet, dafür aber einen Auftrag im Wert von mehreren Millionen gewinnt, dann sind diese zusätzlichen Kosten kein Problem, sie sind eine Investition.
Trotzdem bewerten viele Unternehmen ihre Bid-Organisation noch immer vor allem nach ihrer Effizienz und nicht nach ihrem tatsächlichen Beitrag zum Geschäftserfolg.
Das ist ein gefährlicher Denkfehler.
Denn wenn eine Ausschreibung verloren geht, interessiert sich niemand dafür, wie effizient das Angebot erstellt wurde. Und wenn Du den Zuschlag erhältst, fragt ebenfalls niemand, ob dein Bid-Team bei der Angebotserstellung ein paar Tausend Euro eingespart hat.
Am Ende zählt nur eine Kennzahl wirklich: Hast du den Auftrag gewonnen – und das mit einer gesunden Marge?
Wirksamkeit schafft Effizienz – nicht umgekehrt
Das bedeutet natürlich nicht, dass Effizienz unwichtig ist. Ganz im Gegenteil.
Jedes Unternehmen sollte Verschwendung vermeiden, Prozesse vereinfachen (statt sie unnötig kompliziert zu machen) und seine Ressourcen intelligent einsetzen. Problematisch wird es erst dann, wenn Effizienz zum eigentlichen Ziel wird und nicht mehr als Mittel zum Zweck dient.
Erfolgreiche Bid-Organisationen setzen deshalb zuerst auf Wirkung, nicht auf Effizienz. Das oberste Ziel ist es, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, den Auftrag zu gewinnen. Erst wenn dieses Fundament steht, lohnt es sich, die Prozesse effizienter zu gestalten.
Die Reihenfolge ist entscheidend:
- Wenn Du eine schwache Bid-Organisation optimierst, produzierst Du schwache Angebote einfach schneller und günstiger.
- Wenn Du eine starke Bid-Organisation optimierst, gewinnst Du mit denselben Ressourcen mehr Aufträge.
Das eine spart Kosten. Das andere schafft Wachstum.
Die Fragen, die Du Dir wirklich stellen solltest
Anstatt zu fragen: „Wie können wir die Kosten für unsere Angebote senken?“
frag lieber: „Wie können wir unsere Gewinnwahrscheinlichkeit erhöhen?“
Die Antworten darauf sehen oft ganz anders aus.
- Verbessere die Opportunity Qualification
Eine der wirkungsvollsten Massnahmen ist eine konsequentere Auswahl der Opportunities, auf die Du tatsächlich bietest. Das bedeutet in vielen Fällen: Ja, das ist auch eine Führungsaufgabe. Gleichzeitig ist es einer der einfachsten Hebel überhaupt. Du verschwendest weniger Zeit und Ressourcen für Ausschreibungen, die Du mit hoher Wahrscheinlichkeit ohnehin nicht gewinnen wirst. Stattdessen kannst Du Deine Energie auf Opportunities konzentrieren, bei denen Deine Erfolgschancen deutlich höher sind. - Investiere in die Weiterbildung deines Bid-Teams:
Eine der am häufigsten unterschätzten Möglichkeiten, die Wirkung Deiner Angebote zu steigern, ist die Weiterentwicklung der Menschen, die sie erstellen. In vielen Unternehmen verantworten Bid-Teams Umsätze in Millionenhöhe und erhalten trotzdem kaum strukturierte Weiterbildung. Entscheidend ist dabei nicht ein bekanntes Zertifikat oder ein prestigeträchtiges Logo, sondern die Qualität und Praxisnähe der Ausbildung. Ein Zertifikat, das sich nach wenigen Stunden erwerben lässt, schafft vielleicht ein Grundverständnis, entwickelt aber kaum die Fähigkeiten, die für komplexe Ausschreibungen wirklich entscheidend sind. Eine gute Ausbildung stärkt unter anderem:- Opportunity Qualification
- Angebotsstrategie
- Kundenorientierung
- Value Proposition
- Formulierung besserer Angebotstexte
- Führung komplexer Bid-Teams
Schon kleine Verbesserungen in diesen Bereichen können deine Gewinnquote spürbar erhöhen.
Weiterbildung erscheint zwar zunächst als Kostenfaktor. Tatsächlich gehört sie aber häufig zu den Investitionen mit der höchsten Rendite, die ein bid-getriebenes Unternehmen tätigen kann.
- Binde dein Management früher ein:
Viele erfolgreiche Ausschreibungen profitieren von einer aktiven Beteiligung der Geschäftsleitung oder des Top-Managements. Trotzdem steigen Führungskräfte in vielen Unternehmen erst kurz vor der finalen Freigabe ein, zu einem Zeitpunkt, an dem die wichtigsten strategischen Entscheidungen längst getroffen sind. Dabei beginnt wirksame Management-Unterstützung deutlich früher. Erfahrene Führungskräfte können Angebotsstrategien mitentwickeln, Kundenbeziehungen stärken, interne Hindernisse beseitigen, Ressourcen sichern und dem gesamten Bid-Team strategische Orientierung geben. Ihre Erfahrung, ihre Glaubwürdigkeit und ihr Einfluss können die Wahrnehmung des Kunden entscheidend prägen, oft lange bevor das Angebot überhaupt eingereicht wird. - Nutze KI, um bessere Angebote zu schreiben – nicht nur schnellere:
KI gilt derzeit in vielen Unternehmen als Allheilmittel. Leider wird sie häufig vor allem eingesetzt, um Kosten zu senken, Angebote schneller zu erstellen oder Personal einzusparen. Das verbessert vielleicht die Effizienzkennzahlen, schöpft das eigentliche Potenzial von KI aber bei Weitem nicht aus. Der wahre Mehrwert liegt nicht darin, dieselben Angebote schneller zu produzieren. Er liegt darin, bessere Angebote zu erstellen. KI kann dich dabei unterstützen, Kundenanforderungen gründlicher zu analysieren, Compliance-Lücken aufzudecken, Executive Summaries zu verbessern, die Lesbarkeit zu erhöhen, Widersprüche zu erkennen sowie überzeugendere Kernbotschaften und Value Propositions zu entwickeln. Richtig eingesetzt übernimmt KI repetitive und administrative Aufgaben. Dadurch bleibt deinem Bid-Team mehr Zeit für das Wesentliche: den Kunden zu verstehen, die Lösung weiterzuentwickeln und eine überzeugende Gewinnstrategie auszuarbeiten. Die grössten Wettbewerbsvorteile werden deshalb nicht die Unternehmen erzielen, die Menschen durch KI ersetzen. Sondern diejenigen, die ihre Mitarbeitenden mit KI erfolgreicher machen. - Erzähle bessere Geschichten:
Viele Angebote sind hervorragend beschrieben – aber nicht überzeugend. Sie beantworten jede Anforderung, erfüllen alle Vorgaben und erreichen eine hohe Compliance. Trotzdem beantworten sie oft nicht die entscheidende Frage des Kunden: „Warum sollte ich mich für euch entscheiden?" Sie beschreiben Funktionen, Prozesse und Referenzen, erklären aber nicht den konkreten Nutzen für den Kunden. Adjektive wie „kundenorientiert“, „innovativ“ oder „führender Anbieter“ beeindrucken heute kaum noch jemanden. Sie sind zu Marketingfloskeln geworden, die Kunden schon unzählige Male gelesen haben. Erfolgreiche Angebote gehen einen Schritt weiter. Sie zeigen klar auf, wie deine Lösung dem Kunden hilft, seine Ziele zu erreichen, Risiken zu reduzieren, Kosten zu senken, Leistungen zu verbessern oder messbare Ergebnisse zu erzielen. Genau deshalb gehört die Entwicklung überzeugender Value Propositions zu den wichtigsten Fähigkeiten eines Bid-Teams. - Stärke die Zusammenarbeit:
Gewinnende Angebote entstehen fast nie in isolierten Teams. Sie entstehen dann, wenn Vertrieb, Fachbereiche, Delivery und Bid-Team eng zusammenarbeiten. In der Praxis ist jedoch meist nur der Bid Manager vollständig auf die Opportunity fokussiert. Alle anderen Beteiligten müssen ihre Mitarbeit mit Kundenprojekten, operativen Aufgaben oder Lieferverpflichtungen vereinbaren. Deshalb verbringt ein Bid Manager oft einen grossen Teil seiner Zeit damit, Informationen einzusammeln, Kollegen hinterherzulaufen und Termine nachzuverfolgen anstatt sich auf Strategie, Botschaften und Qualität zu konzentrieren. Im schlimmsten Fall schreibt er grosse Teile des Angebots selbst, weil wichtige Beiträge nicht rechtzeitig geliefert werden. Bessere Zusammenarbeit bedeutet deshalb vor allem: klare Verantwortlichkeiten, Unterstützung durch das Management und eine Unternehmenskultur, in der Beiträge zu Ausschreibungen als geschäftskritische Priorität verstanden werden. Wenn alle Beteiligten ihren Beitrag zuverlässig und rechtzeitig leisten, entstehen überzeugendere Angebote und dein Bid-Team kann sich auf das konzentrieren, worin sein grösster Mehrwert liegt: Die Wahrscheinlichkeit zu maximieren, den Auftrag zu gewinnen.
Keine dieser Massnahmen verfolgt in erster Linie das Ziel, Kosten zu senken.
Sie alle haben ein anderes Ziel: die Erfolgschancen zu erhöhen.
Und genau dann passiert etwas Interessantes: Steigt die Wirksamkeit, verbessert sich häufig ganz automatisch auch die Effizienz.
Denn mehr Aufträge mit denselben Ressourcen zu gewinnen, ist die wertvollste Form von Effizienz, die es gibt.
Fazit: Dein grösster Wettbewerbsvorteil ist nicht Effizienz
Viele Unternehmen werden immer effizienter. Doch nur wenige werden gleichzeitig auch erfolgreicher. Und genau dieser Unterschied entscheidet am Ende darüber, wer den Auftrag gewinnt.
Deine Kunden wählen keinen Anbieter aus, weil dessen interne Angebotskosten besonders niedrig sind. Sie entscheiden sich für den Anbieter, der sie am meisten überzeugt.
Die Unternehmen, die dauerhaft erfolgreich sind, sind deshalb nicht unbedingt diejenigen, die am wenigsten Geld in ihre Angebote investieren. Es sind diejenigen, die ihre Chancen auf einen Zuschlag konsequent maximieren.
Daraus ergibt sich eine einfache Botschaft – insbesondere für CEOs und CFOs:
Verlange vom Bid-Team nicht in erster Linie, günstiger zu werden. Hilf ihm dabei, erfolgreicher zu werden.
Wenn Dein Team mehr Aufträge gewinnt, kannst Du Dich immer noch darum kümmern, die Prozesse effizienter zu gestalten.
➡️Format: Die drei interaktiven Online-Workshops finden in Kleingruppen statt (max. 10 Teilnehmer aus verschiedenen Branchen). Jede Session dauert 90–120 Minuten und findet im wöchentlichen Abstand statt, um sich optimal in den Arbeitsalltag einzufügen. Christopher S. Kälin liefert Best-Practice-Impulse, die dann gemeinsam im Praxiskontext diskutiert werden. Der intensive Austausch der Teilnehmer bietet wertvolle Anregungen für das eigene Umfeld. 
Elena Michelyova ist eine Presales-Beraterin mit umfassender Erfahrung im Bid und Proposal Management und in der Entwicklung und Bereitstellung innovativer Lösungen für Kunden und Partner. Ihr Hintergrund sind das Business Development und Produktmanagement. Sie verfügt über mehr als 8 Jahre praktische Presales-Erfahrung in der Leitung kleiner, mittlerer und großer Teams. Sie ist qualifizierte Agile- und Scrum-Teamleiterin mit nachgewiesenen Erfolgen bei der Koordinierung von Projekten zur Geschäfts- und Umsatzsteigerung. Sie ist eine sichere Kommunikatorin mit Erfahrung in der Pflege lukrativer Beziehungen auf verschiedenen Organisationsebenen. Zu den technischen Kompetenzen gehören IoT / Embedded Projects, Digital Engineering, Cloud-Lösungen und Big Data, AI / ML, etc.
In der neusten Ausgabe des 
CSK is proud to announce that 
Chris Kälin will be part of nFold's 'Lightbulb Moments' round table on 13 October, talking about 'Digital Transformation in Proposal Management':
We are thrilled to announce that Chris Kälin will be speaking at Loopicon 2021!
Sie haben wegen Covid-19 den Job verloren?
CSK is excited to announce a new free webinar series: The CSK Tool Check.
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In response to the many changes we are all facing due to the COVID-19 pandemic, APMP is offering a series of free webinars for members and nonmembers.
CSK Management is one of the first ATOs (Approved Training Organizations) that is officially approved to help candidates achieve their Practitioner OTE (Objective Testing Exam). The Practioner OTE is the new format of the APMP Practitioner replacing the 33-question essay assessment, which has served APMP well for a dozen years. The Practitioner OTE will be a multiple-choice on-line exam based on a scenario provided. Members will use their industry knowledge and professional experience to match the correct answer to the scenario situation. The exam will take about 2.5 hours to complete.
APMP löst ab dem 22. Januar 2019 das alte Practitioner-Assessment (PPAQ) durch das neue Practitioner OTE (Objective Test Exam ab). Die neue Prüfungsform löst das 34-Fragen-Formular ab, das fast zwölf Jahre im Einsatz war.
CSK hat sein Datenschutzkonzept gemäss den neuen EU-DSGVO-Richtlinien neu aufgesetzt.
Am Zertifizierungsworkshop vom 12.6.2017, der im Rahmen der 
CSK berichtet live von der Bid and Proposal Con 2017 in New Orleans
Sämtliche Teilnehmer des APMP-Foundation-Level-Workshops vom 4. April 2017 in Gießen haben die Zertifizierung erfolgreich abgelegt.
Im Artikel "Mit überzeugenden Offerten mehr Aufträge gewinnen" beleuchtet Christopher S. Kälin in der Dezemberausgabe des KMU-Magazins, wie KMU mit professionellen Angeboten ihren Neuumsatz markant steigern können.
Es ist ein spezieller Job: Bid-Manager versuchen, Ausschreibungen für Firmen zu gewinnen. In der Schweizer Wirtschaft ist das Berufsbild wenig verbreitet und dennoch oft matchentscheidend.
"Mit dem Zweihänder gegen den Freihänder", Kommunalmagazin Okt./Nov. 2016, S.36-39
Dirk Kreuter wird die Keynote an der diesjährigen 3B-Konferenz in Winterthur bestreiten!
CSK hat ein neues eLearning-Modul veröffentlicht. Mit "Creating Convincing Executive Summaries" erhalten Sie die Grundlagen, überzeugende Executive Summaries zu schreiben. Mit der 5-Box-Struktur als Grundgerüst und zahlreichen Tipps, lernen Sie schnell, wie Sie Management Summaries so erstellen, dass sich die Leser angesprochen fühlen.
Seit 2004 veröffentlicht die managerSeminare Verlags GmbH einmal im Jahr das Magazin 'trainerlink - Die besten Adressen im Weiterbildungs-Web'. CSK ist 2015 dabei.
CSK hat den neuen Online-Shop live geschaltet. Ab sofort können Sie vielfältige Produkte, wie White Papers, Typografische Richtlinien und andere Produkte rund ums Angebotsmanagement einfach per Mausklick bestellen und bequem mit Kreditkarte oder mit PayPal bezahlen.
CSK und das renommierte Zentrum für Unternehmenführung arbeiten zusammen.
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CSK Management GmbH ist ab heute eine "Approved Training Organization" (
Christopher S. Kälin, CSK's Managing Partner, dufte an der größten Fachkonferenz im Proposal-Umfeld, der APMP Bid & Proposal Con in Atlanta (USA), den prestige-trächtigen APMP Fellows Award entgegennehmen.
Die neue CSK-Webseite ist live!
CSK ist für das Verbandsjahr 2014/15 offizieller Sponsor von 
CSK runs the next APMP Foundation-Level Webinar Series, starting October 31, 2014