Dr. Johannes Müller, init: "Wir gewinnen mittlerweile fast doppelt so viele Bids!"

Interview mit Dr. Johannes Müller, Leiter Bid Management, ]init[ AG für digitale Kommunikation

Fragen: Klaus Pohlmann

Frage: Johannes, Ihr habt im letzten Jahr eine Initiative gestartet, um die Qualität Eurer Angebote zu verbessern. Was habt Ihr alles geplant und umgesetzt?

Wir sind bereits vor mehr als zwei Jahren mit einer zentralen Bid-Management-Einheit gestartet und haben in dem Zuge überlegt, wie wir nicht nur die Angebotsqualität verbessern, sondern auch die Vertriebsorganisation noch effizienter gestalten können. Das heißt, wir haben uns die Rollen und die Schnittstellen in der Organisation angeschaut, die Verantwortlichkeiten klar definiert und als Ergebnis einen Bid-Management-Prozess eingeführt. Damit hatten wir praktisch das Rahmenwerk und konnten uns im nächsten Schritt um die inhaltlichen Themen der Angebotserstellung kümmern. Mittlerweile sind wir wesentlich effizienter als früher und erstellen qualitativ hochwertigere Angebote. Das schlägt sich auch in der Angebotserfolgsquote nieder.

"Mittlerweile sind wir wesentlich effizienter als früher und erstellen qualitativ hochwertigere Angebote.
Das schlägt sich auch in der Angebotserfolgsquote nieder."
Dr. Johannes Müller

Frage: Ihr habt Euch in diesem Kontext auch an externe Dienstleister gewendet. Was wolltet Ihr damit erreichen?

Wir wollten professionelle Expertise von außen, die zum einen objektiv auf das Bid Management der init AG schaut, da man ja doch immer schnell betriebsblind wird. Und zum anderen suchten wir nach zusätzlichen, neuen Ideen und „Best Practices“, die sich schon an anderer Stelle bewährt haben und von denen wir als ]init[ auch profitieren können.

Frage: Was sind für Euch die Kriterien für die Auswahl eines externen Dienstleisters?

Expertise und Empathie: Neben der langjährigen Erfahrung im Bid Management in verschieden Branchen und bei verschiedensten Organisationen (von großen Firmen bis hin zu KMUs) muss auch gewährleistet sein, dass der Dienstleister sich individuell auf eine Firma, die Mitarbeiter und Struktur einstellen kann.

Frage: Ihr habt Euch für CSK entschieden, bei Euch einen Storyline-Kurs durchzuführen. Was wolltet Ihr damit erreichen?

Klar steht über allem die Verbesserung der Angebotsqualität. Im Detail war uns hier wichtig, homogenere und angebotsspezifischere Texte erstellen zu können, die ja in der Regel von verschiedenen Experten geschrieben werden.
Desweiteren wollten wir lernen, wie man in dem oft engen Korsett der öffentlichen Ausschreibungen mit all ihren Restriktionen dem Angebot trotzdem einen ]init[-Stempel aufdrücken kann. Zuguterletzt hat die init mittlerweile auch immer mehr Kunden aus der freien Wirtschaft, hier können wir noch viel dazulernen und die Storyline-Methodik gut anwenden.

Frage: Wie schwer oder leicht war es für Euch, das Erlernte in die Praxis umzusetzen?

Zu Beginn war es nicht einfach. Man muss sehr diszipliniert sein und sich gerade zu Beginn eines Bids Zeit nehmen, sei es für die Entwicklung einer Storyline, eines Message Trees, die Analyse der Kundenbedürfnisse etc.

Bei öffentlichen Ausschreibungen ist das nach wie vor schwerer als bei Angeboten für die freie Wirtschaft.

Aber mittlerweile fällt es uns wesentlich leichter und geht auch immer schneller. Auch die Rollen und Verantwortlichkeiten sind mittlerweile klar, anerkannt und werden bei ]init[ gelebt.

Frage: Inwiefern hat sich Euer Vorgehen in der Angebotserstellung insgesamt verändert? Was macht Ihr anders?

Ich möchte nicht genau ins Detail gehen, aber was ich sagen kann ist:

• Wir investieren viel mehr Zeit am Anfang,
• Wir entscheiden schnell, ob wir bei einem Bid mitmachen
• Wir involvieren die richtigen Leute rechtzeitig
• Wir eskalieren frühzeitig
• Wir starten früh genug mit QS-Zyklen

Insgesamt sind wir wesentlich effizienter geworden, die „chaotischen“ Schlussphasen gehören der Vergangenheit an.

Frage: Habt Ihr diesbezüglich schon ein Feedback von Euren Kunden bekommen?

Die Bewertung der Angebotsqualität ist wesentlich gestiegen.

"Die Bewertung der Angebotsqualität ist wesentlich gestiegen."
Dr. Johannes Müller

Frage: Könnt Ihr einen sichtbaren Erfolg in der Gewinnquote bei Euren Angeboten erkennen?

Definitiv! Wir gewinnen mittlerweile fast doppelt so viele Bids wie vor Einführung des zentralen Bid Managements. Die Best Practices und der Storyline-Workshop der CSK haben daran einen wesentlichen Anteil.

"Wir gewinnen mittlerweile fast doppelt so viele Bids [...]"
Dr. Johannes Müller

Frage: Habt Ihr Euer Ziel, das Verbessern Eurer Angebote, erreicht oder müsst Ihr noch etwas aus Eurem Vorhaben umsetzen?

Ich denke, auch wenn wir einen Riesenschritt nach vorne gemacht haben, es gibt immer wieder etwas zu verbessern. Allein schon deshalb, weil die Organisation wächst und sich verändert. Daher führen wir regelmäßig Reviews durch und schauen wie wir die Lessons Learned für die zukünftigen Bids nutzen können. 

Danke für das Interview!